Лайфхаки по организации работы. Многозадачность.

Аноним 847: Давайте будем считать, что задача - не одна.

Автор ну вот смотрите как делаю я. Надо выставить 67 счетов, это входящие заявки, через почту, по телефону, через спец программу. Подготовить к договору акт разногласий, пересогласлвать материалы в тендере, выслать упд по запросу которые потеряли. Выслать сертификаты и паспорта качества, выслать цены на импорт по отпределеным позициям и выслать тех карты и все это не одному клиенту и всем все разное. ( всех этих документов у меня нет, я должна сделать запросы и ждать и напоминать) Обзвонить 36 человек по программе. Тут же звонок консультация, на объекте не правильно приняли бетон) Через минуту звонок рассчитайте расход материала на объект, а я пока выписываю счета) Автор у меня 2 телефона, ноут, планшет. И да я все успеваю) я пишу напоминалки везде, задача тут же напоминалка и срочность выполнения. Но работаю до 20-21. Но у меня стройка, по другому никак, я поставщик. Вам нужно научится расставлять приоритеты. И тогда все будет получатся. Ну и если честно не всем дано, многие сильно стрессуют. У нас в офисе только я и ещё один человек, может так работать. Остальные медленнее и спокойнее. Это склад характера, другим тяжело очень. У них истерика и куча невыполненной работы, хотя специалисты великолепные. Просто темп другой. Не нервничайте, от этого реально забываешь, что хотел сделать. Ватсап зло)) на него я захожу раз в 20 минут. Иначе можно ничего не сделать, только отвечать на ватсап.

Никки...: В вашем случае организоваться.

Удивительно, как вы угадали!
Может заголовок прочитали?

Аноним 847: Лайфхаки по организации работы.

Мне и нужна помощь в организации рабочего процесса. Я прекрасно понимаю, что есть масса современных программ, которые упрощают работу. Просто я о них не знаю. А юмамы - знают.

Никки...: 2/3 проблем решаются сами собой и не требуют вашего участия, полежав сутки на вашем столе. оставшиеся — спокойно решите в течение дня.

Абсолютно другая специфика работы. Проблем нет, есть задачи - которые должны быть решены прямо сейчас. Скажем так, информационная поддержка онлайн.

Yalo: так Оутлук для любой почты, насколько я знаю

Пошла разбираться

Аноним 662: Автор ну вот смотрите как делаю я.

Аноним 662: я пишу напоминалки везде, задача тут же напоминалка

Спасибо, очень конкретный лайфхак от специалиста.

Аноним 662: Ватсап зло))

Это мой основной рабочий канал в режиме удаленки.

Аноним 847: Это мой основной рабочий канал в режиме удаленки

У меня 5 каналов. Без шуток. Поэтому в ватсап один раз в 20 минут. Чтобы и долго не ждали ответа, и другие задачи не бросать. Вам нужно привыкнуть, может не так давно, в таком темпе трудитесь, поэтому тяжело. Просто за день я разговариваю ну звонков 100 всегда. Но я умею, разговаривать и писать письмо одновременно или выставлять счёт. Ещё могу одновременно по двум телефонам говорить. Прямо в наглую говорю, погоди очень срочный звонок, люди слушают и ждут)) но это когда реально очень срочно и надо взять, и этого с которым говоришь послать нельзя.

Никки...: Инфо поддержка на юмаме просит рассказать о прогах

Я тоже удивлена, что даже бпм не стоит, обычно хоть она есть. Ну и регламент для тех. поддержки обычно расписан от и до.

Аноним 662: Вам нужно привыкнуть

Еще один лайфхак, спасибо, очень ценно.

Никки...: А вас обучали?

Нет. По существу да, но не по организации процесса.

Аноним 847: Нет. По существу да, но не по организации процесса

Что у вас вообще есть? Как фиксируется заявка? Если в ватсап, ну не ответила и не ответила. Как вашу работу проверяют? Мне алгоритм вообще непонятен. Если в ватсап, то по времени видно кто и во сколько написал, если зашли в сообщение то делайте именно этот запрос. В который зашли. Потом следующий. Ну и скорее всего есть похожие запросы, копируете и высылаете.

Аноним 662: Что у вас вообще есть?

Пока ничего. А главное, нет времени на поиски и изучение оптимальной программы.
Да, это все свалилось на меня абсолютно внезапно. Специфика сегодняшних жизненных реалий.

Аноним 662: Если в ватсап, ну не ответила и не ответила.

Одна из моих основных задач - это решать поступающие запросы. Тут же. "Ну не ответила" - такого нет в принципе. Я тут для того - что бы оперативно отвечать.

Никки...: Попросите Регламент.

А его нет.

1. Зря не верите в старомодный ежедневник. Для меня записать-значит осмыслить и зафиксировать. Иногда стрелки от записи рисую-как разделить ход мыслей. И от этих шагов стрелки. Всегда фиксирую ход мыслей. Получается этакое дерево размышлений.
2. Планирование. Планы не день, на неделю, на месяц. Планы заместителям. Себе.
3. Всегда начинать с неприятного вопроса в списке. Не с первого. А с самого мерзкого.
4. Проговаривать вслух с кем то. Помогает структуривать мысль.
   Вообще многозадачности способствует умение сосредотачиваться и драйв. Это взращивайте в себе

Самое просто писать стикеры и клеить на комп. Сделал-выкинул

Потому что все эти блокноты, приложения, это надо время чтоб записать, да и как не забыть туда заглянуть... Я забуду точно. А стикер перед глазами. Работала как осьминог, представляю, люди люди, письма, звонки, конференции, все одновременно.

Вопрос в уровне фокуса. Я занимаюсь исследованиями резервов снижения расходов. Поэтому для меня запись в блокнот идей, ощущений, задач—это полезно. Пока пишу-думаю. Размышляю. Люблю листать блокноты за прошлый год. Как шел ход моих мыслей.
Если многозадачность-позвонить, распечатать, оплатить-возможно ручной блокнот не лучший вариант.

Аноним 727: Если по времени, фиксируете заявку и время выполнения в любом планере

Например, в каком?

Аноним 876: Работала как осьминог, представляю, люди люди, письма, звонки, конференции, все одновременно.

Вот да, вот именно так.

Аноним 876: Самое просто писать стикеры и клеить на комп. Сделал-выкинул

Видимо, вы правы. Это мой удел Вопрос, где купить стикеры в условиях карантина?

Аноним 727: Если в задачах есть приоритет, то соответственно в порядке значимости выполнять, группировать однотипные и выполнять их вместе. Если приоритета нет, то по мере поступления берете и выполняете по порядку. Если по времени, фиксируете заявку и время выполнения

А если вот это вот все вместе?

Аноним 727: trello для нее тоже годится

Да, спасибо, посмотрела, освою ее когда минутка будет свободная.
Вчера тут посоветовали Лайтшот прямо очень благодарна, тут же начала применять ее, очень выручает

Аноним 727: В том же аутлуке

С аутлуком пока не разобралась, в моем понимании это почта.

Аноним 727: "стикер на раб.стол"

Это мне и надо.

для задач, првязанных ко времени,например вебинар - аутлук
для списка задач, общего с коллегами - трелло или гугл-доки
для совместных больших совещаний - зум, на 2-4 человека - вотсап звонки группы

очень люблю подход к решению задач GTD Девида Аллена, много лет пользуюсь, очень советую
Из русских авторов его адаптировал Максим Дорофеев, но мне и первоисточник прямо зашел.

Аноним 847 ,
Ежедневник