Как написать объяснительную в архив?

Подскажите, сдали документы в гос.архив не все, т.к. не смогли найти некоторые из них. Нам сказали написать объяснительную, по какой причине не сдали. А как она пишется? какую причину указать?

Спасибо за дельный ответ, без Вас я бы не справилась!

В архиве и спросите, как лучше сформулировать. "В связи с утерей", например.