Прошу совета у помощников руководителей крупных компаний.

Вообщем есть пара вопросов, так как функционал который буду выполнять не совсем знаком, дела передавать некому, человек уже уволился. Просто хочу уточнить как правильно это делается, кто сможет ответить буду благодарна: по организации поездок руководителю

1. Сотрудничаете с тревэл- агентствами ?
2. Бюджет поездки кто оговаривает( цену билета и номер в гостинице)?
3. Как оплачивается билет- тем же агествам, налом или они счет выставляют?
4. Номер в гостинице просто бронируете , а оплата по факту заселения? Гостиница должна после брони выслать ваучер на заселение?
5. Оплата такси руководителя от аэропорта до гостиницы, сам оплачивает?

С тревел-агентствами зачем сотрудничать? Вы не знаете где авиакасса?

кошкаS автор темы 2. Бюджет поездки кто оговаривает( цену билета и номер в гостинице)?

Так-то внутренними документами регулируется. Должны быть прописаны лимиты. А если он у вас руководитель КРУПНОЙ организации, то какие тут могут быть оговорки? Только бизнес-класс, только лучшее...

кошкаS автор темы Как оплачивается билет- тем же агествам, налом или они счет выставляют?

В авиакассе с карты рабочей. А еще по частоиспользуемому маршруту (как правило Москва) можно купить билет, при его наличии можно в любой самолет этой компании в этом направлении садиться и он многоразовый. Очень удобно, избавляет от многих хлопот.

кошкаS автор темы 4. Номер в гостинице просто бронируете , а оплата по факту заселения? Гостиница должна после брони выслать ваучер на заселение?

5. Оплата такси руководителя от аэропорта до гостиницы, сам оплачивает?

Он у вас точно руководитель КРУПНОЙ организации? У нас организация крупная, так руководитель без своры помощников никуда ни ногой и таких вопросов не возникает: кому оплачивать такси...

у нас так было:

1. сотрудничество с агентством
2. примерный бюджет уточняется каждый раз руководителем
   3.счет по безналу
3. все такси по чеку, или входит в суточные

Анонимка

Ну это не чп Ромашка, компания федеральная, штат только начали набирать.спасибо за ответы.

кошкаS автор темы 1. Сотрудничаете с тревэл- агентствами ?

Сотрудничество с ними подразумевает несколько вариантов:

1. Заключаете договор. Каждый месяц Вам выставляют счет предоплаты - это депозит, из которого Вы заказываете и билеты, и гостиницы, и трансфэр до и из аэропорта как в городе отбытия так и в городе прибытия. Я работаю в очень крупной компании - у нас всеми расчетами занимается бухгалтерия. Я - связываюсь с агентством и заказываю весь маршрут от начала до конца, только бизнесс-классы, самые дорогие машины и лучшие номера в отелях. Ни с какими счетами дел не имею, - счета за все услуги приходят в бухгалтерию и они оплачивают по безналу.
2. Вы согласовываете с директором все рейсы, трансфер и гостиницу, обращаетесь в агентство без договора, они выставляют счет прямо Вам, Вы относите его в бухгалтерию с подписью директора, они оплачивают и тогда агентство присылает Вам подтверждения. Но, имейте в виду, что по договору могут быть предоставлены скидки и Вам будут отвечать очень оперативно, это важно в нашей работе.
   И запомните, без агентства - это все не очень-то хорошо. Вы будете ездить за его билетами или доставку заказывать? Оплата налом? А как потом в бухгалтерию отчитываться? На какую статью относить расходы? В крупных компаниях сотрудничают только с агентствами, тем более в федеральных. Это свои личные поездки директор может оплачивать налом, а командировки - нет.

   кошкаS автор темы 2. Бюджет поездки кто оговаривает( цену билета и номер в гостинице)?

Это определяется внутренними положениями в компании, есть лимиты. Там, где я работаю они тоже есть, но к директору не относятся. Знаю компании, где директор тоже строго придерживается лимитов и ему не разрешено их превышать. Это Вам нужно уточнять уже на своей работе.

кошкаS автор темы 3. Как оплачивается билет- тем же агествам, налом или они счет выставляют?

Смотрите ответ на п.1. Лучше всего - счет, конечно. Какой нал? Нал все равно в бухгалтерии заказывать нужно в подотчет. На себя Вы не можете взять этот подотчет, потому что билет потом будет оформлен на имя директора, а не на Ваше.

кошкаS автор темы 4. Номер в гостинице просто бронируете , а оплата по факту заселения? Гостиница должна после брони выслать ваучер на заселение?

Можно и по факту, если с агентством не сотрудничаете. Ваучер отель Вам вышлет только после того, как Вы им отправите факсом, например, банковскую карту Вашего директора с двух сторон. Это - гарантия оплаты, и, в случае отказа, с нее снимут сумму штрафа. Без карты номер не гарантирован. Оплатить можно налом по прибытии. Еще раз - с агентством мороки будет меньше.

кошкаS автор темы 5. Оплата такси руководителя от аэропорта до гостиницы, сам оплачивает?

Если таксист выдаст чек с суммой оплаты, маршрутом и названием компании тогда может и сам оплатить. Все эти чеки впоследствии прикладываются к авансовому отчету о командировке. Иначе, никакие расходы Вашему директору не будут возмещены. Вполне возможно, он заставит Вас писать за него отчет.

Автор, а Вы ведь не помощник, да? А почему не взяли опытного помощника на место старого, а на Вас повесили часть его функционала?

Аноним

Спасибо большое за такой подробный ответ!! Я работала пом. Руководителя, но!! Не в крупных компаниях!!, и соот- но этого функционал не выполняла, на собеседовании, да и из резюме ясно что этого опыта нет, но я уверена, что это не проблема , просто мне надо понять механизм, а так как передавать дела уже не кому , ищу информации везде. а можно попросить контакты агентства , с кем сотрудничаете, ну что б уже проверенное @, буду очень благодарна!!

Да _кэп_гений

Спасибо за ответы.