Легко ли обучиться секретарскому делу?

Мы взяли секретаря в офис, где не было ни одной правильной бумажки, через пару недель она все поняла и теперь люблму фору даст

Катёночек
она все поняла и теперь люблму фору даст

Lolitа
а че там можно больше-то изучать, ну емае?

деловой этикет

сотрудников всех (ну как можно 70-80 человек за 2 дня по ФИО и должности выучить?)

всех партнеров и VIP клиентов по ФИО и названию компании

привычки и предпочтения боссов (плюсом ФИО их супруг)
в том числе и руководителей зарубежных филиалов

большое количество платежных документов (с очень большими суммами)

страхование личных автомобилей руководителей

ну и телефон-телефон-телефон

про "обычную" работу я вообще молчу :)

Янусик
Катя, если не секрет, где работаете/работали?

не секрет, международная транспортная компания :)

Nastyushina mama
деловой этикет

ну это само собой, или в такие крупные компании берут без знания этикета, и его приходится учить "в полях"? ;)

Nastyushina mama
сотрудников всех (ну как можно 70-80 человек за 2 дня по ФИО и должности выучить?

невозможно, да! но писульки никто не отменял ;) через пару недель само запомнится, а если учить специально, прям учить наизусть, - те же два дня :)

Nastyushina mama
большое количество платежных документов (с очень большими суммами)

че с ними делать? формировать? факсами отправлять? ну тут спецоподготовки многонедельной тоже не надо вроде как....или наизусть учить вместе с суммами? :) сомневаюсь ;)

Nastyushina mama
страхование личных автомобилей руководителей

то есть секретарь ведет переговоры со страховыми компаниями или вообще от и до страховками занимается? :)

Nastyushina mama
сотрудников всех (ну как можно 70-80 человек за 2 дня по ФИО и должности выучить?)

У нас в здании было порядка 150 человек, каждый их которых имел на столе телефон с 4-х значным номером. Соединять требовалось быстро и без промашек. Через какое-то время добрую половину номеров я помнила наизусть. Но на это уходит более 2-3 дней.

Nastyushina mama
всех партнеров и VIP клиентов по ФИО и названию компании

Особый профессионализм - узнавать их ещё и по голосу, когда они звонят, чтобы переговорить с кем-то из директоров или ГД.

Nastyushina mama
телефон-телефон-телефон

У нас все входящие звонки были замкнуты на трёх секретарях приёмной ГД. А это безостановочный поток, когда ты общаешься по одной линии, а на очереди ещё 2-3-4-5...

Протоколирование совещаний - отдельная песня, я так и не смогла полюбить сию обязанность

У нас помимо Генерального было ещё 8 директоров Департаментов, 6 директоров Дивизионов, для каждого из которых мы были практически личным секретарём. Если у кого-то из них есть к тебе срочное поручение, ему неважно, сколько поручений ты уже получила от остальных. И уж подавно его не интересует документооборот, который ты параллельно ведёшь и безостоновочный шквал входящих звонков.

Отдельная песня - организация командировок (заказ и получение билетов, расчёт стыковок, бронирование гостиниц, указания филиалам).

Ещё были крупные мероприятия типа юбилеев компании, куда приглашались по несколько человек с каждого филиала. Конкретно моей задачей было расселить по гостиницам Екатеринбурга человек 200 приезжих. И заметьте, КАЖДЫЙ из них должен был остаться доволен чёткостью проделанной тобой работы.

Короче, оглядываюсь назад, понимаю, что пара лет жизни прошла просто наизнос. Но это был великолепнейший опыт и личностный и профессиональный рост.

Lolitа
через пару недель

вот-вот, но не пару дней ;)

Lolitа
платежных документов
че с ними делать? формировать? факсами отправлять? ну тут спецоподготовки многонедельной тоже не надо вроде как....или наизусть учить вместе с суммами? сомневаюсь

не понятно выразилась, наверное
необходимо заполнять формы для международных денежных переводов,
проверяя правильные ли данные предоставил клиент,
клинеты не всегда, прямо скажем редко, предоставляют четкие реквизиты,
а если одна цифра или буква к примеру не та и вы тыщ 100 евро куда-нибудь не туда зафигачите, то тут уж не до смеха

Я не говорю, что каждому действию вы будете учиться несколько месяцев,
а только то что пара месяцев пройдет, пока новичек разберется во всех тонкостях,
и его можно будет одного оставлять, без страха что "накосячит" ;)

Lolitа
если учить специально, прям учить наизусть, - те же два дня

Каждое ФИО должно тут же стыковаться в твоём мозгу с конкретным лицом, должностью, а также номером кабинета, а также 4-х значным номером телефона :)

Янусик
Особый профессионализм - узнавать их ещё и по голосу, когда они звонят, чтобы переговорить с кем-то из директоров или ГД.

это вообще не вопрос!!!только многомесячным опытным путем :)

Янусик
А это безостановочный поток, когда ты общаешься по одной линии, а на очереди ещё 2-3-4-5...

само собой, раз такие масштабы....
Нагрузка жесткая, помнить надо много, ответственности больше в разы...Вот вам и разница в-целом между работой в крупном холдинге и в компании 15-50 человек ;)

Янусик
Особый профессионализм - узнавать их ещё и по голосу, когда они звонят, чтобы переговорить с кем-то из директоров или ГД.

совершенно верно :)

Янусик
каждого из которых мы были практически личным секретарём. Если у кого-то из них есть к тебе срочное поручение, ему неважно, сколько поручений ты уже получила от остальных. И уж подавно его не интересует документооборот, который ты параллельно ведёшь и безостоновочный шквал входящих звонков.

как мне это знакомо

автор
Девушки стоп! Вопрос не о работе в пафосных крупных компаниях

Ну так с вами мы давно решили, что вы с предлагаемым масштабом справитесь ;)
Теперь у нас, позвольте, свой разговор

Nastyushina mama
и вы тыщ 100 евро куда-нибудь не туда зафигачите, то тут уж не до смеха

ну тут сразу уже готовь верефку-мыло
думаю, такие нагрузки должны неплохо оплачиваться, иначе смысла работать нет. Как в реале? :)

Как работодатель могу сказать: самое главное для секретаря - схватывать все на лету внимательно относиться к мелочам. И без зазнайства - это ведь не руководящая должность. В этом случае, если голова на месте (у автора, не сомневаюсь, так и есть) секретарь отлично справляется. И побольше позитива - ведь Вы - лицо офиса)))

Lolitа
такие нагрузки должны неплохо оплачиваться, иначе смысла работать нет. Как в реале?

В реале мы получали процентов на 20-30 больше, чем в среднем секретарь на рынке труда.
Ну, плюс гордость за компанию... и возможность расти и набираться опыта.
Мне при всей нагрузке было приятно и интересно крутиться в кругу высокообразованных людей с высоким уровнем сознания вообще, нежели среди шантропы в маленьком офисе (был у меня опыт работы в фирме, которая занималась цвет.метом. Зарплата была хорошая, но уровень работников :vis: )

Прынцесса
И без зазнайства - это ведь не руководящая должность.

что значит без зазнайства? некоторые склонны валить всякую херню на секретаря, мол, пофик, сделает и это %) иногда надо дать отпор, а то лезут с поручениями все, кому ни попадя %)
И еще надо четко обязанности очерчивать перед новеньким и показать пальцем тех, кто уполномочен давать поручения:) чтоб непоняток не осталось :)

Lolitа
такие нагрузки должны неплохо оплачиваться

точно

Lolitа
Как в реале?

на жись хватает :) на два отпуска за границей нет хотя говорят, что я просто трачу неправильно

Прынцесса
И побольше позитива - ведь Вы - лицо офиса

лучшая рекомендация

автор
какова ваша з/п, в связи с такими должностными обязанностями?

Ну моя последняя зарплата была в 2006 году (15000 руб.). Мне хватало на одежду и цацки Всё остальное покупалось на доход мужа.

Lolitа
некоторые склонны валить всякую херню на секретаря, мол, пофик, сделает и это иногда надо дать отпор, а то лезут с поручениями все, кому ни попадя

угу. у меня в первые пару месяцев работы случались такие непонятки, что я якобы кому-то чето должна. а вот фигушки.

Lolitа
всякую херню на секретаря,

приведите пример, плиз

автор
Просматривала вакансии секретарей-макс.25-30-соответственные должностные инструкции,обязанности,штан более 50 человек.

Вы имеете в виду на сегодняшний день?
Я и представляла, что сейчас з/п была бы раза в два выше. Только вот кризис ещё наложил свои коррективы...