Установка домофона на ворота-калитки в закрытый двор

Девочки,кто знает,как ПРАВИЛЬНО провести собрание по вопросу установки домофонов на калитки-ворота в закрытый двор новостройки среди собственников квартир? У нас УК. Компанию,которая все это сделает,уже сориентировались.То,что объявление надо развесить за 2 недели-сегодня сделаем,разместим.Как правильно подготовить протокол собрания?Будет участвовать два дома-двор общий.Спасибо всем,кто ответит!